Én gevinst i hånden…
…er bedre end ti på taget! Alt for ofte ender kommuners og private virksomheders digitaliserings-projekters store visioner om en mere effektiv organisation og færre omkostninger, med det rene ingenting. For selv om det nye it-system måske fungerer efter planen, sidder de forventede gevinster fortsat ”som fuglene på taget”.
Gevinstrealisering
Der findes mange eksempler på udeblevne gevinstrealiseringer alene på baggrund af manglende opfølgning på og forankring af de nye tiltag og rutiner, der er implementeret i projektet.
Gennem flere år har analyser fra det danske arbejdsmarked peget på, at digitaliseringsprojekter i både offentlige som private organisationer resulterer i at ressourcer – f.eks. tid til for eksempel at følge op på gevinster – ofte er en mangelvare. Dermed mister organisationen muligheden for at føre gevinstrealiseringen helt til ende. I værste fald har man fået implementeret et it-system, som aldrig kommer til at skabe værdi for organisationen.
Andre gange er det uhensigtsmæssige arbejdsgange, vedholdende (dårlige) vaner eller mangel på ledelse, der blokerer for gevinstrealiseringen.
Indtænk processen fra start
Vi har gennem længere tid målrettet arbejdet med netop at forberede kunderne på selv at arbejde med gevinstrealisering. Kunderne har i dag flere tilbud til at kunne bygge kompetence op. Lige fra uddannelsesforløb for nøglemedarbejdere i organisationen, til et målrettet, organisatorisk implementeringsspor skræddersyet til den enkelte organisation. Kun for at sikre at de gode intentioner bliver fulgt til dørs!
Uanset metode er det målet, at klæde kunderne på til selv at sikre den interne forandringsproces.
Erfaringer fra den offentlige sektor viser, at der ligger en meget stor opgave i implementering af offentlige it-systemer – ikke kun i kvaliteten af software, men i at forberede og geare organisationen til at modtage og bruge systemet. Derfor er det bydende nødvendigt at give kommunerne metoder og værktøjer til at løfte opgaverne internt – og vi kan se, at flere og flere nu begynder at tænke gevinstrealiseringen ind allerede fra starten af deres digitaliserings-projekt.
Alle typer virksomheder oparbejder rutiner, der bliver til dårlige vaner, og som man tror kun kan løses på én måde. Her er det, at vi skal udfordre kunderne på deres arbejdsprocesser og frem for alt sikre, at medarbejderne inddrages i det, der skal ændres.
Case fra det midtjyske
Et godt eksempel fra en midtjysk kommune, som ønskede at opbygge intern viden om procesoptimering og gevinstrealisering på tværs af kommunen. 12 deltagere fra forskellige grene af kommunen blev sendt på et proceskonsulentkursus, hvor de på et 6-dageskursus efterfulgt af en offentlig eksamen blev undervist i discipliner som procesoptimering, gevinstanalyse og værktøjer til opfølgning på implementering.
Uddannelsen til proceskonsulent gav deltagerne værktøjer til at geare organisationen før, under og efter en implementering – og selvfølgelig værktøjer til at måle succesen af en implementering. I det aktuelle eksempel kom deltagerne fra vidt forskellige afdelinger og kunne dermed hjælpe hinanden med at se det brede og alternative billede og opdage nye snitflader – og selvfølgelig fungere som sparringspartnere for hinanden i det forandringsprojekt, som nye processer medfører. Det skaber et robust fundament for at kommunen selv kan fortsætte sit arbejde med at optimere arbejdsprocesser, forbedre medarbejder- og borgertilfredshed – samtidig med at ledelsen har fuld kontrol over kommunens økonomi.