Når jeg arbejder som rådgiver ude hos kunderne, hører jeg ganske ofte, at lederne er frustrerede over, at det ikke er mere værdiskabende at optegne processer, end de ved forskellige lejligheder har oplevet. Forleden deltog jeg i et møde, sammen med en offentlig leder, som netop gav udtryk for denne oplevelse. I hendes afdeling havde et par tilfældige medarbejdere tegnet et par af deres nuværende processer op efter bedste antagelse – og så var der ikke sket mere…

For det at tegne en proces op, skaber næppe den store værd for organisationen, og da slet ikke hvis processens ejer og brugere ikke deltager aktivt i procesarbejdet. Men der er faktisk mindst otte gode grunde til at arbejde med procesoptegning (og måske procesoptimering), hvis man f.eks. vil styre sit implementeringsprojekt sikkert i mål og opnå gevinstrealisering.

Det er helt vitalt, at vi sammen betragter arbejdet med procesoptegning, som noget langt vigtigere end blot at tegne processen op! Foto:

Procesoptegning: I såvel offentlige som i private virksomheder er der en tendens til at betragte disciplinen procesoptimering eller procesbearbejdning, som “blot at tegne en eller flere processer op”, for så har man i det mindste gjort noget ved sine processer. Men det er jo ikke værd-iskabende i sig selv, at tegne processerne op – det bliver det først, når man arbejder med processerne!

Processer skaber overblik

Procesoptegning kræver derfor mere respekt. Det er vigtigt, at vi betragter arbejdet med proces-optegning, som noget langt vigtigere end blot at tegne processen op! I stedet bør man med stor forventning se frem til den værdiskabelse, der kommer ud af procesarbejdet. Her skal man arbejde hen mod en optimeret og færdigtegnet proces – der  efterfølgende kan give et stærkt forbedret beslutnings- og arbejdsgrundlag, der kan komme ud af at arbejde med processer på “den gode måde”.

Og ja, optegning i sig selv af en proces giver et overblik, som vi skal bruge i den videre bearbejdning af processen – men heller ikke meget mere.

Faktisk er procesoptimering en disciplin, som der bør være meget mere respekt om. For arbejdet med processer giver en langt mere struktureret og kvalificeret tilgang til gevinstrealisering – såvel i projekter som i den daglige drift. Mange taler jo netop om gevinstrealisering – men alt for få har succes med at høste gevinsterne – bl.a. fordi grundlaget for gevinstrealisering ikke skabes på den rigtige måde. Det er her, at vi – ved at gøre procesarbejdet rigtigt – kan skabe et reelt grundlag for forandring og gevinstrealisering.

Men procesoptegning kan så meget andet

Jeg har i en figur forsøgt at samle nogle af de åbenlyse effekter, der opstår ved at arbejde med processer på “den gode måde”!

Involvering er nøglen

Når vi planlægger at arbejde med processer, må vi også tænke involvering af medarbejdere ind i arbejdet – dvs. medarbejdere som har faglig indsigt i, arbejdet med og har en holdning til processerne.

Det være sig på processernes nuværende indhold – og især deres fremadrettede potentiale. For kan vi formå at gøre arbejdet nemmere (kvantitativt) og bedre (kvalitativt), har vi det rette, balancerede fokus. Når medarbejderne således får mulighed for at bidrage til forbedringer af processen, er interessen – og ikke mindst villigheden til stede –  for at skabe forandring væsentlig større.

Den tidlige involvering viser sig også at have mere langsigtede effekter, f.eks. når et nyt procesunder-støttende it-system skal implementeres. For så kobler medarbejderne de optimerede processer og det nye system sammen i en fin og nødvendig symbiose, der så kan blive grundlaget for en succesfuld projektimplementering.

Forståelse for forandring

På den måde skabes der en forståelse og senere accept af nødvendigheden for og grundlaget for forandring, som kan gøre forandringsledelsesaktiviteterne nemmere at gennemføre – fordi vi har fået startet rigtigt! Med andre ord skaber den tidlige involvering af medarbejderne en øget motivation og lyst til medejerskab for selve forandringen.

Men ikke nok med det: vi får også mulighed for ikke kun at tale om gevinstrealisering på projekterne – men også at få skabt et grundlag for gevinstrealiseringen – nemlig gevinstanalysen. Derudover kan vi meget nøje få afdækket, hvor og hvilke gevinster der potentielt kan hentes, når vi udfører vores procesarbejde ordentligt. Så også der, er den rette bearbejdning af processerne vigtig.

Procesoptegning er et værktøj til at kunne gevinstrealisere

Så procesoptimering handler om meget andet og mere end at tegne en eller flere processer op – og så lægge dem i skuffen. Procesoptimering er et ekstremt stærkt værktøj til f.eks.: •at få den ”tavse viden” om arbejdsgangene på papir, •at få skabt fælles fodslaw og forståelse for et projekt, •at øge forretningsforståelsen på tværs af virksomheden, •at få afdækket de reelle IT-behov og krav, •at få afdækket potentielle integrationer med andres systemer, •at få synliggjort for organisationen, at vi har et forandringsprojekt foran os. •

Så ved at starte projektarbejdet med at tegne jeres processer op, og arbejde med dem gennem optimering, får I startet rigtigt op og sikrer både grundlag for implementering og gevinstrealisering, understøttet af forandringsledelse = succesfuld implementering!

1/3